Los gastos personales y las tarjetas de empresa: usos, errores y consecuencias más comunes

Suele ser una práctica habitual que durante el cierre del ejercicio fiscal nos encontremos con un buen número de tickets, tomados como gastos a cuenta de la empresa, pero que en realidad se tratan de consumos personales. Aunque en un principio nos puede resultar fruto de la picaresca, es cierto que en otras ocasiones no queda realmente clara la diferencia entre los que es un gasto que repercute en la empresa o de simple ámbito privado.

La mejor forma para discernir ambos es tener bien claro cuáles son aquellos que sí pertenecen al ámbito empresarial y los que no guardan ningún tipo de relación con el negocio. Conocer la sutil línea que los separa es fundamental para no cometer errores.

Conocemos como gastos deducibles aquellos que se restan de los beneficios brutos que obtiene una empresa con el fin de conseguir el beneficio que repercute en los impuestos. De modo oficial, la Ley del Impuesto de Sociedades contempla los gastos deducibles como: “todos aquellos que son necesarios para el desarrollo de la actividad empresarial”. Esto significa que ningún gasto personal, producido por cualquier socio, trabajador o autónomo de la empresa, puede ser contemplado dentro del montante de gastos, por lo que no serán deducibles en ningún caso.

La Agencia Tributaria es la encargada de determinar cuáles son los gastos que se pueden deducir y cuáles no, a partir de unos parámetros que fija de la siguiente forma:

• Deben aparecer reflejados en la cuenta de pérdidas y ganancias e imputarse en el ejercicio económico que corresponda.
• Son necesarios justificarlos mediante una documentación: recibos o facturas. Estos no pueden tener más de 4 años de antigüedad y el IVA a deducir solo será la parte que corresponda a la función empresarial.
• Estos gastos deben haberse hecho con la intención de generar un beneficio para la empresa.

Suelen ser los más habituales y, por lo tanto, los que resultan ser más susceptibles a equivocaciones. Se cuentan como gastos de desplazamientos deducibles aquellos que se realizan dentro de la actividad de la empresa, de ahí que sea necesario especificar el motivo: reunión con un cliente, entrega de un pedido o visita de representación, entre otros muchos. Además todos los gastos deben quedar desglosados en diferentes facturas, como: billetes de transporte, gasolina o alojamientos.

Todos los vehículos que sean para uso empresarial son gastos deducibles, y no solo la compra, también el resto de gastos que genera como el seguro, los impuestos o el mantenimiento. Eso sí, nunca deben ser usados para fines particulares.

Estas pueden crear muchas controversias, aunque como el resto, para que sean aceptadas es necesario justificar que se ha realizado para fines empresariales. De este modo, la factura debe ser totalmente oficial, con todos sus datos correspondientes, y que claramente justifique que se ha realizado para esos fines, bien por fechas o lugares.

Alquilar un despacho o local para realizar nuestra actividad profesional es un gasto deducible. Igual que los cánones, arrendamientos financieros o leasing que no sean de solares, terrenos o activos amortizables.

Servicios de profesionales independientes. Representación y márketing. Vestuario. Cuotas a asociaciones empresariales. Compra de libros y asistencia a eventos relacionados con la actividad.

En los últimos tiempos, y gracias a la comodidad que suponen, tanto para la gestión como para el uso, las tarjetas de empresa son la mejor opción. Sin embargo es necesario definir unos límites claros sobre cuáles van a ser los gastos aceptados en esa tarjeta.

Tanto en las sociedades como en las empresas unipersonales suele ser habitual que se carguen gastos particulares en las tarjetas de empresa, creando especial confusión entre el total de gastos generados a final de año. Ya hemos visto como no todos son deducibles, aunque puedan aparecer en la contabilidad del negocio.

Lo más lógico, sensato y saludable para la empresa es no mezclar los gastos del negocio con los personales. Sin embargo, algunos pueden quedar un tanto confusos como por ejemplo: salir dos socios a cenar juntos y pagar con la tarjeta de la empresa. Se trata de un gasto que aparecerá en la contabilidad general, pero no es deducible. De ahí que, a final del ejercicio fiscal, habrá que realizar un ajuste positivo.

Incluso aunque hablemos de sociedades limitadas unipersonales, cargar gastos indebidos a la cuenta de la empresa, es un delito que puede acarrear graves consecuencias. No en vano, una sentencia del Tribunal Superior de Justicia, del 29 de diciembre de 2014, lo consideró como un delito de falsedad y apropiación indebida, imponiendo una pena de 4 años y medio de cárcel.

Sin embargo, para que esto sea considerado de tal manera, es necesario que se cumplan dos requisitos:

1. Que la acción se haya realizado de forma continuada.
2. Que no exista ningún tipo de gestión o voluntad para devolver todo ese dinero del que se ha apropiado aun perteneciendo a la empresa.

Aunque cada empresa tendrá sus propias reglas y forma de gestionar las tarjetas que entregue a sus socios y trabajadores, no está de más tener en cuenta algunas ideas que pueden evitar grandes quebraderos de cabeza:

1. Lo primero es que la propia empresa sea la encargada de delimitar los gastos y conceptos que son aceptables y cuáles no están permitidos.
2. Si la empresa aceptara algún cargo de gasto personal, se debería llevar algún control paralelo con el fin de descontarlos de dietas, salarios u otro tipo de retribuciones.
3. Una persona deberá ser la responsable de controlar el flujo de gastos y saldos disponibles en las tarjetas, para de este modo llevar un registro adecuado.
4. Además, cada gasto tendrá que ser contabilizado según su tratamiento fiscal y, por supuesto, acompañado de la documentación correspondiente. De esta manera, al final del ejercicio, se tendrá una idea clara y controlada de los gastos que son deducibles y los que se han podido realizar de forma inadecuada.

Llevar el control de gastos de cualquier empresa es sumamente importante con el fin de mantener sana la economía del negocio. Conocer cuáles son los gastos deducibles y cuáles no, es fundamental para no caer en errores administrativos que pueden salir muy caros. De ahí que la solución perfecta es confiar en los mejores profesionales.

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