La factura electrónica ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, marcando todo un hito en la transformación digital de las operaciones comerciales.
Aunque su uso no es obligatorio para todas las transacciones, desde 2015 es requisito indispensable para aquellos que deseen proveer a la Administración Pública. Sin embargo, con la Ley Crea y Crece en el horizonte, la factura electrónica será una realidad obligatoria para todas las operaciones entre autónomos y empresas.
En este artículo, exploraremos los fundamentos de la factura electrónica, su normativa, y las ventajas que ofrece, así como las preguntas frecuentes que surgen en torno a su implementación.
¿Qué es la factura electrónica y para qué sirve?
La factura electrónica es una representación digital de una factura tradicional en papel.
Su función principal es documentar las transacciones comerciales de manera electrónica, dando validez legal y fiscal a una operación comercial y proporcionando una alternativa eficiente y sostenible al proceso de facturación convencional.
Del mismo modo que las facturas ordinarias, los elementos esenciales y exigibles de una factura electrónica incluyen:
- Número de la factura
- Información del emisor y del receptor
- Fecha de emisión
- Descripción de los bienes o servicios
- Detalles de la transacción (base imponible, tipo impositivo e importe total)
- La firma, en este caso digital, que garantiza su autenticidad e integridad.
¿Quién estará obligado a presentar factura electrónica?
Están obligados a presentar factura electrónica:
- Desde el 15 de enero de 2015, todos los organismos de la Administración Pública.
- Una vez entre en vigor la nueva normativa, todas las empresas y profesionales autónomos B2B, es decir, que mantengan relaciones comerciales con otras empresas y profesionales.
Por su parte, no están obligados a emitir facturas electrónicas:
- Los profesionales cuyas relaciones sean con consumidores o clientes finales (B2C)
- Cuando una de las dos partes de la operación no tenga la sede de su actividad o un establecimiento permanente al que se dirija su facturación dentro del territorio español.
- Los profesionales al emitir facturas simplificadas o facturas no obligatorias.
Entonces ¿cuándo será obligatoria la factura electrónica?
La legislación española sobre el uso de la factura electrónica ha experimentado cambios significativos en los últimos años, principalmente con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en septiembre de 2022.
Como hemos dicho, anteriormente, la obligatoriedad de la factura electrónica estaba limitada a las transacciones con el sector público según la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, pero con la nueva normativa, su uso será obligatorio en todas las operaciones entre profesionales.
En cuanto a las novedades de 2024, la entrada en vigor de la obligación de la factura electrónica se ha retrasado debido a demoras en la tramitación de la Ley Crea y Crece.
Aunque el proyecto de reglamento se sometió a audiencia pública en junio de 2023, su aprobación, y en consecuencia, su implementación, se han visto afectadas por retrasos significativos.
Además, esta obligación de emitir factura electrónica con otras empresas tiene su correspondiente período de adaptación, que puede variar de 1 a 3 años en función del tipo de negocio.
De esta manera, la factura electrónica obligatoria para pymes y autónomos será obligatoria:
- A principios de 2025 si la facturación anual es superior a los 8 millones de euros.
- A principios de 2026 si la facturación anual es inferior a los 8 millones de euros.
- A principios de 2027 los autónomos persona física deberán empezar a comunicar el estado en el que se encuentran sus facturas a los proveedores.
Esta situación subraya la importancia de mantenerse informado sobre los desarrollos normativos y sus excepciones y prepararse adecuadamente para la transición hacia la factura electrónica en el entorno empresarial español.
Responsables en el proceso de una factura electrónica
El proceso de emisión y recepción de facturas electrónicas conlleva una serie de compromisos tanto para quienes emiten como para quienes reciben dichos documentos.
Estas responsabilidades son fundamentales para asegurar la validez, la seguridad y la eficacia de las transacciones comerciales.
Así, las obligaciones del emisor de una factura electrónica son:
- Elaborar la factura mediante una aplicación informática que cumpla con los requisitos establecidos para este tipo de documentos.
- Utilizar un formato adecuado para crear la factura, los más comunes son PDF, XML o EDIFACT.
- Facilitar el acceso a las facturas emitidas, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga y, cuando sea necesario, su impresión.
- Conservar la integridad de la base de datos que generó la factura.
- Registrar la factura en los libros contables correspondientes.
- Asegurar la autenticidad, integridad y claridad de la factura.
Por su parte, las responsabilidades del receptor de la factura serán:
- Recibir la factura de manera segura, verificando que cumple con los requisitos mínimos y que la firma asociada es válida.
- Conservar la factura recibida en su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
- Asegurarse de la legibilidad de la factura en el formato original, garantizando que la información sea clara y comprensible.
- Facilitar el acceso a la factura recibida, permitiendo su visualización, búsqueda selectiva, copia, descarga y, cuando sea necesario, su impresión.
Ventajas de la facturación electrónica
La adopción de la factura electrónica conlleva numerosas ventajas. Algunos de sus beneficios específicos son:
- Acortar los ciclos de gestión, incluído el cobro
- Ahorro de costes (de impresión, envío…)
- Facilitar un acceso más rápido y ágil a las facturas almacenadas
- Reducir el espacio necesario para su almacenamiento
- Menor probabilidad de falsificación
- Reducción del gasto en papel, con su consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente
- Contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Cuáles son las consecuencias si no me adapto a la factura electrónica en la fecha límite que me corresponde?
Si las empresas y profesionales no cumplen con la normativa, podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 €, exclusión de concursos y subvenciones públicas, y la incapacidad de participar en la economía de libre mercado al no poder emitir ni recibir facturas.
¿Cómo afecta el envío o recepción de facturas con empresas extranjeras?
Las obligaciones de una empresa española se rigen por la legislación española. Si interactúas con empresas extranjeras, es posible que debas ajustar tu forma de comunicación según la legislación fiscal del país del cliente o proveedor. Sin embargo, la Ley Crea y Crece facilita el intercambio con empresas de la Unión Europea al seguir normativas y formatos comunes.
¿Cuál es el beneficio de adelantar el proceso antes de que sea obligatorio?
Adelantar el proceso de facturación electrónica antes de la obligatoriedad puede ofrecer ventajas significativas. Automatizar el proceso te ahorra tiempo, especialmente si tienes clientes públicos.
Además, muchos grandes compradores exigen facturación electrónica a sus proveedores, y estar preparado te permite participar en proyectos y licitaciones sin contratiempos. La implantación temprana también facilita la adaptación a sistemas de empresas que ya hayan implementado la factura electrónica.
Llega preparado a la factura electrónica obligatoria
El camino hacia la obligatoriedad de la factura electrónica está cada vez más próximo, y es esencial que las PYMES y Autónomos se preparen para enfrentar este cambio.
Para facilitar esta transición, es crucial contar con herramientas que simplifiquen el proceso de facturación electrónica. En Asesor Digital, nuestros programas están adaptados a las futuras obligaciones de la factura electrónica, brindando a pequeñas empresas y autónomos soluciones intuitivas y eficaces.
Estas herramientas no solo cumplen con los requisitos legales, sino que también optimizan la gestión de facturas, agilizando el intercambio de documentos con clientes y proveedores.